OBJETIVO: El propósito del presente manual gira en torno a adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados, y/o almacenados por SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento. Las instrucciones, procesos y procedimientos contenidos en la presente política dan cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012, Decreto 1533 de 2012 y Decreto único 1074 de 2015, a través de los cuales el Gobierno Nacional ha desarrollado los preceptos necesarios para garantizar el derecho fundamental de la intimidad de las personas, el ejercicio del Habeas Data y la consecuente protección de sus datos personales en concordancia con el derecho a la información.
ALCANCE: Esta política es aplicable a cualquier base de datos personal que se encuentren en custodia de SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIAS SAS.
OBLIGACIONES: De acuerdo al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; g) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; h) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento de SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIAS SAS.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS identificado con NIT 900358615-1 con domicilio principal en la calle 26 sur 73 14, Bogotá. Teléfono 6017043003
TRATAMIENTO Y FINALIDAD: El tratamiento que realizará SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS con la información personal será la siguiente: Los datos personales serán obtenidos por SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIAS SAS a través información solicitada para la vinculación de clientes, proveedores, contratistas, hojas de vida, facturas de venta, entre otros. Además, la información solicitada a clientes, proveedores, empleados y contratistas, en las actividades propias y cotidianas de la actividad comercial. La información concerniente a los datos personales de los titulares de la información será utilizada para los siguientes fines: • Lograr una eficiente comunicación relacionada con la correcta administración de los servicios ofrecidos, informar sobre servicios finalizados, cartera, seguridad etc., entre otras actividades propias del objeto de la empresa. • Informar sobre cambios en los servicios ofrecidos por la empresa que buscan satisfacer las necesidades de los clientes. • Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el titular, en su calidad de colaborador, Empleado, contratista o proveedor. • Enviar la información a entidades gubernamentales, públicas o privadas por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal. • Con propósito de garantizar la seguridad de la empresa, clientes, empleados contratistas y proveedores. • Cualquier otra finalidad que resulte de la relación entre el titular y SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad pertinentes.
DERECHOS DE LOS TITULARES: Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS. tienen los derechos descritos en este parágrafo en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio del Habeas Data expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley. De acuerdo a la Ley 1581 de 2012, los Derechos de los Titulares son los siguientes: “a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.”
ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: El representante legal de SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS será el responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos del titular de la información, cuando ejerza sus derechos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización indicados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, para lo cual usted podrá contactarse al correo electrónico serviciosautomotricesdecolombia@hotmail.com o dirigirse a la oficina de la administración ubicada en la calle 26 sur # 73-14 Bogotá D.C.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL HABEAS DATA: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar una petición o reclamo ante la oficina de ADMINISTRACIÓN DE SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS, el cual será tramitado como el siguiente procedimiento: ✓El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso que el titular este representado por un tercero deberá presentar el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados. ✓La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea éste físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIAS SAS para el ejercicio del Habeas Data. SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos. ✓La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información: o Nombre del titular del dato personal y de sus representantes, de ser el caso. o Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, corrección o supresión del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIAS SAS proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta. o Dirección física y/o electrónica para notificaciones. o Documentos que soportan la solicitud. o Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal. ✓ Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS. así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles. ✓ Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. ✓ El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA SAS documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
VIGENCIA: Esta Manual de políticas de protección de datos rige a partir del mes de septiembre de 2019, y la vigencia de Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos conforme a lo dispuesto en el artículo número 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015.