Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento y Protección de Datos Personales SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA S.A.S.

1. Identificación del responsable del Tratamiento

  • Razón Social: SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA S.A.S. (en adelante, la "Sociedad" o el "responsable").
  • NIT: 900358615-1.
  • Domicilio Principal y Sede de Notificaciones: Calle 26 Sur # 73 - 14, Bogotá D.C., Colombia.
  • Líneas Móviles de Atención: 318 3608833 / 310 3160551 / 312 5392495.
  • Oficial / Persona Responsable de Habeas Data: Mónica Ospina (Área de Administración y Cumplimiento Normativo).
  • Canal Exclusivo de Notificaciones y Habeas Data: gerencia@sadcol.com y radicación escrita en la sede física de la administración.

2. Marco Normativo y Objetivo

2.1. Marco Legal Aplicable

El presente Manual se adopta en estricto cumplimiento del ordenamiento jurídico colombiano en materia de protección de datos personales:

  • Constitución Política de Colombia: Artículo 15 (Derecho fundamental al Habeas Data y a la intimidad) y Artículo 20 (Derecho a la información).
  • Ley Estatutaria 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales.
  • Decreto 1377 de 2013: Reglamentario de la Ley 1581 de 2012, incorporado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del Sector Comercio, Industria y Turismo (Capítulo 25).
  • Decreto 886 de 2014: Relativo al Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), incorporado en el Decreto 1074 de 2015.
  • Circular Externa 002 de 2015: Directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

2.2. Objetivo Establecer las directrices, responsabilidades, procesos y procedimientos internos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y transferencia o transmisión de datos personales recolectados y administrados por SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA S.A.S., en el desarrollo de su objeto social, garantizando de manera efectiva los derechos de los Titulares frente a la administración de sus datos.

3. Alcance La presente política es de cumplimiento obligatorio y rige sobre la totalidad de las bases de datos de carácter personal —en formato físico o digital— que se encuentren bajo la custodia, administración o control de SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA S.A.S., ya sea que actúe en calidad de responsable o como Encargado del tratamiento.

4. Obligaciones y Deberes del responsable del Tratamiento

En concordancia con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la Sociedad asume los siguientes deberes corporativos:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones y formatos previstos por la normatividad, copia íntegra de la autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización conferida.
  4. Conservar la información bajo rigurosas condiciones de seguridad técnicas, humanas y administrativas que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento (si lo hubiere) sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados y adoptar medidas para que la información se mantenga al día.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  8. Tramitar y responder las consultas y reclamos formulados en los términos y plazos de ley.
  9. Mantener implementado y actualizado el manual interno de políticas y procedimientos para la atención de solicitudes de los Titulares.
  10. Informar oportunamente al Titular sobre el uso dado a sus datos personales previa solicitud.
  11. Notificar formalmente a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) las violaciones a los códigos de seguridad e incidentes de fuga o riesgo en la administración de la información de los Titulares.
  12. Acatar diligentemente las instrucciones y requerimientos impartidos por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la SIC.

5. Tratamiento y Finalidades de la Información

Los datos personales recolectados a través de formatos de vinculación física o virtual, cotizaciones, órdenes de servicio, hojas de vida, facturación electrónica, contratos y canales directos de atención se utilizarán conforme a las siguientes finalidades segmentadas por categoría de Titular:

5.1. Clientes y Usuarios de Servicios Automotrices

  • Prestación integral de los servicios automotrices solicitados (mantenimiento preventivo, correctivo, lavado, desinfección, vaporización, peritaje e inspección técnica de vehículos).
  • Notificación del estado operativo de los vehículos, finalización de órdenes de trabajo, entrega de diagnósticos y gestión de garantías técnicas.
  • Emisión de factura electrónica de venta, reportes contables, gestión de cartera, cobro prejudicial/judicial y cumplimiento de obligaciones ante la DIAN.
  • Ejecución de encuestas de satisfacción, control de calidad del servicio prestado y programas de fidelización comercial.

5.2. Proveedores y Contratistas

  • Vinculación comercial, verificación de referencias comerciales y bancarias, y validación en listas restrictivas y de control de riesgo (LA/FT/FPADM).
  • Emisión de órdenes de compra, control contable de cuentas por pagar, desembolsos y retenciones fiscales.
  • Evaluación técnica del desempeño y cumplimiento de acuerdos contractuales.

5.3. Colaboradores, Candidatos y Extrabajadores

  • Desarrollo del proceso de selección, verificación de competencias, antecedentes y referencias laborales.
  • Formalización y ejecución del contrato laboral, liquidación y pago de salarios, prestaciones sociales, aportes a seguridad social integral (Salud, Pensión, ARL) y parafiscales.
  • Implementación y vigilancia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), registro de exámenes médicos ocupacionales y protocolos de emergencia.
  • Elaboración de Cálculos Actuariales y Gestión del Pasivo Pensional: Tratamiento, consolidación y eventual transmisión de información sociodemográfica, laboral, salarial y pensional a firmas actuarias externas, revisoría fiscal o entidades de control, con el fin exclusivo de cuantificar las contingencias laborales, estructurar las reservas técnicas actuariales y dar cumplimiento a los requerimientos contables, financieros y tributarios vigentes en Colombia.
  • Expedición de certificaciones laborales y trámites ante extrabajadores o beneficiarios de ley.

5.4. Seguridad de las Instalaciones (Visitantes y Personal General)

  • Monitoreo y control a través de sistemas de videovigilancia (CCTV) e identificación en puntos de ingreso para velar por la seguridad física de las personas, bienes e infraestructura del establecimiento.

6. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad

6.1. Tratamiento de Datos Sensibles

De acuerdo con el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013 (Art. 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015), son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (e.g., convicciones políticas o religiosas, afiliación sindical, origen racial o étnico, vida sexual, datos de salud o datos biométricos).

  • Carácter Facultativo: SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA S.A.S. no condicionará la prestación de sus servicios o la contratación al suministro de datos sensibles, salvo que una disposición legal expresamente lo ordene.
  • Datos de Salud y Biometría: Los datos sensibles relativos a la salud ocupacional o registros biométricos (como imágenes captadas en circuito cerrado de televisión o controles de acceso biométrico) serán tratados con medidas de seguridad reforzadas y bajo autorización previa, explícita e informada del Titular.

6.2. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA)

La recolección y tratamiento de datos de menores responderá siempre al respeto y primacía del interés superior de sus derechos fundamentales. La Sociedad únicamente recolectará datos de menores cuando actúen como beneficiarios de colaboradores para trámites de seguridad social o caja de compensación, exigiendo siempre la autorización expresa suscrita por el representante legal del menor.

7. Derechos de los Titulares (Habeas Data)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular cuenta de manera gratuita y exclusiva con las siguientes prerrogativas:

  • Conocimiento, Actualización y Rectificación: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Sociedad ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Prueba de la Autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, salvo las excepciones legales previstas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Información del Uso: Ser informado, previa solicitud escrita o digital, sobre el uso y destinación conferida a sus datos.
  • Quejas ante la SIC: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por presuntas infracciones al régimen de datos, previo agotamiento del trámite directo de consulta o reclamo ante SADC S.A.S.
  • Revocatoria y Supresión: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de mantenerlo en las bases de datos.
  • Acceso Gratuito: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Área Responsable y Canales para la Atención de Consultas y Reclamos

La atención y resolución de peticiones, consultas, quejas y reclamos (PQR) relativos a la protección de datos personales estará formalmente a cargo de:

  • Responsable Interno Designado: Mónica Ospina (Área de Administración y Habeas Data).
  • Dirección Física: Calle 26 Sur # 73 - 14, Bogotá D.C.
  • Líneas Telefónicas: 318 3608833 / 310 3160551 / 312 5392495.
  • Correo Electrónico: gerencia@sadcol.com

9. Procedimiento Formal para el Ejercicio del Habeas Data

Los Titulares o sus causahabientes/apoderados podrán elevar sus solicitudes acreditando su identidad de acuerdo con las siguientes reglas procesales:

9.1. Requisitos Mínimos de la Solicitud

  1. Nombre completo, tipo y número de documento de identificación del Titular (adjuntando copia del documento de identidad).
  2. Si actúa mediante apoderado o representante, copia del poder debidamente autenticado ante Notario Público o acreditación del parentesco/representación legal.
  3. Descripción precisa y justificada de los hechos que motivan la solicitud (consulta, corrección, actualización, revocatoria o supresión).
  4. Dirección de correspondencia física y/o correo electrónico para remitir la respuesta formal.
  5. Documentos soporte que fundamenten la petición y firma del solicitante.

9.2. Trámite de Consultas (Artículo 14, Ley 1581 de 2012)

  • Toda consulta sobre qué datos reposan en la Sociedad o sobre el uso de los mismos será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo.
  • Si no fuere posible resolverla dentro del plazo indicado, se notificará al peticionario antes del vencimiento expresando los motivos de demora y señalando la fecha de resolución, la cual no excederá de cinco (5) días hábiles adicionales.

9.3. Trámite de Reclamos (Artículo 15, Ley 1581 de 2012)

Aplica para corrección, actualización, supresión de datos o por presunto incumplimiento de deberes:

  1. Requerimiento por Incompletitud: Si la solicitud resulta incompleta, la Sociedad requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane los defectos. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. Traslado Interno: En caso de que el área que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Inclusión de Leyenda Informativa: Una vez recibido el reclamo completo, se registrará en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término máximo de dos (2) días hábiles. Dicha anotación se mantendrá hasta que el reclamo sea formalmente decidido.
  4. Término Legal de Respuesta: El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo del documento completo. Si no fuere posible atenderlo en dicho lapso, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término original.

Regla de Procedibilidad: Conforme al marco legal colombiano, el Titular o sus causahabientes solo podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite directo de consulta o reclamo ante SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA S.A.S.

10. Medidas de Seguridad de la Información

En aplicación del principio de seguridad (Art. 4, Literal g, Ley 1581 de 2012), SADC SERVICIOS AUTOMOTRICES DE COLOMBIA S.A.S. implementa salvaguardas técnicas, tecnológicas y administrativas necesarias para impedir la pérdida, adulteración, sustracción, consulta o acceso no autorizado a sus bases de datos. Los archivos físicos permanecen bajo llave y con acceso restringido, mientras que los registros digitales cuentan con autenticación por contraseñas, perfiles de acceso segmentados y protocolos de respaldo periódico.

11. Vigencia del Manual y de las Bases de Datos

  • Vigencia del Manual: El presente Manual rige a partir de su aprobación formal en septiembre de 2019, con sus actualizaciones normativas correspondientes.
  • Periodo de Conservación de las Bases de Datos: Las bases de datos tendrán una vigencia equivalente al tiempo durante el cual subsista la relación comercial, contractual o laboral con el Titular, y el tiempo adicional que determinen las leyes tributarias, comerciales, laborales y contables (mínimo diez años para libros de contabilidad y facturación, o los términos que exija el cómputo de pasivos pensionales/cálculos actuariales conforme al artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015). Cumplidas las finalidades y vencidos los términos legales de conservación, se procederá a la supresión o archivo seguro definitivo.